Projekt Management Tools

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Wenn Deine Affiliate Marketing Projekte komplexer werden oder Du mehrere Projekte gleichzeitig entwickels und pflegst, dann kann es sehr unübersichtlich werden. Neue Ideen gehen schnell wieder verloren, Prioritäten werden falsch eingeschätzt und pausierte Aufgaben geraten in Vergessenheit. Bei all dem helfen Projektmanagement Tools ungemein. Mit folgenden, teils kostenlosen Tools, schaffst Du Struktur in Deine Affiliate Projekte.

Table of Contents

Kanbanflow / das farbenfrohe Kanbanboard

Kanbanflow ist ein teamfähiges Kanban-Tool zur Optimierung des Projektmanagements, das Du online wie offline nutzen kannst. Aufgaben werden als Karten dargestellt, es können Dateien angehängt und ganze Boards kopiert werden. Die grafische Auswertung des Workflows ist sehr übersichtlich. Sowohl für die kostenlose als auch die 5$-Premium-Version musst Du Dich registrieren.

Logo Kanbanflow
Logo Kanbanflow

Ein besonderes Feature von Kanbanflow ist der Pomodoro-Timer. Dieses kleine, aber richtig nützliche Tool zur Zeiterfassung unterstützt Dein persönliches Zeitmanagement, indem es die Arbeitszeit in 25 Minuten-Abschnitten, den sogenannten Pomodoro Einheiten erfasst.

Kanbanflow nutze ich seit vielen Jahren für Studiem, Job und meine Projekte. Kanbanflow ist simple aber nicht zu einfach. Es gibt keine native App, stattdessen ist Kanbanflow als Progressive Web App, die Du auch offline nutzen kannst, sehr nutzerfreundlich. Nicht zuletzt gefällt mir auch das bunte Farbschema des Tools, mit dem Karten Themen zugewiesen werden können.

  • Grundlegendes Funktionsprinzip: Die Nutzung der Kanban-Methode kann dabei helfen, produktiver zu arbeiten, weil sie beleuchtet, an welcher Stelle sich Ineffizienz aufstaut. Entsteht aber gerade so viel Arbeit wie auch bewältigt werden kann, kommt es zum berühmt-berüchtigten Workflow, der nichts anderes bedeutet, als eine der Arbeitsgeschwindigkeit angepasste Arbeitslast zu generieren. Haupteigenschaften von Kanbanflow sind:
    • Unlimitierte Boards
    • Farblich markierte Karten, je nach Thema der Aufgabe
    • Zuweisung von Aufgaben an Board-Mitglieder
    • Unbegrenzte Aufgaben, die man mit vielen Strukturelementen wie Listen und Unteraufgaben strukturieren kann.
    • Work-in-Progress Limits
    • Wiederkehrende Aufgaben
  • Teamfähigkeit: Für kleinere Teams eignet sich Kanbanflow sehr gut. Die graphische Auswertung des Workflows ist sehr übersichtlich und Aufgaben können so zugewiesen werden, dass nicht jedes Teammitglied auf Dashboard und Management-Optionen Zugriff erhält.
  • Möglichkeit Dateien zu teilen oder anzuhängen: Das Anhängen von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und anderen Dateien vom eigenen PC ist nur in der Premium-Version möglich. Darüber hinaus sind auch Anhänge von Dropbox, Box, und Google Drive möglich.
  • Besondere Funktionen: Kanbanflow kombiniert die Projektmanagement-Methode Kanban mit der Zeitmanagement-Technik Pomodoro. Das Kanban Board liefert dabei den visuellen Überblick, während der Pomodoro-Timer den Arbeitsfluss farbig gestaltet. Die Pomodoro-Technik hilft dabei, durch kurze Zeitspannen von 25 Minuten fokussiert zu bleiben. Zudem sollen bei dieser Technik mentale Kontextwechsel verhindert werden, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu bewältigen. Pomodoro-Einheiten gestalten sich folgendermaßen:
    • Festlegen, welche Aufgabe erledigt werden soll
    • Timer starten und 25 Minuten voll fokussiert arbeiten
    • 3-5 Minuten Pause machen
    • Nochmal 25 Minuten durcharbeiten usw.
    • Nach 4 Pomodoro Einheiten 15-30 Minuten pausieren
  • Preismodell: Die Basisversion ist kostenlos. Für die Premium-Version werden 5$ pro Monat pro Person fällig. In der Basisversion entalten sind die generellen Funktionen wie unlimitierte Boards, unbegrenzte Aufgaben, WIP Limits, Unteraufgaben, Filter und wiederkehrende Aufgaben. Die Pomodoro Funktionen wie Stopwatch Timer, Pomodoro Timer und Pomodoro Statistik können in der kostenlosen Version ebenfalls genutzt werden. Swimlanes, Copyboard, Suchfunktion, File-Sharing und Datei-Uploads funktionieren in der kostenlosen Version leider nicht.
Vor- und Nachteile von Kanbanflow
VorteileNachteile
Kostenlose Version mit vielen Funktionen.Kanbanflow unterstützt nur die englische Sprache.
Strukturpläne für Projekte anlegen.Fehlende Möglichkeit Aufbau basierter Pläne.
Möglichkeit Sprint basierter Pläne wie Scrum.Gantt-Charts nicht möglich.
Zeiterfassung.Keine Kostenerfassung.

Remember The Milk / das anbindungsfreundliche System

Remember the Milk (RTM) ist eine webbasierte Anwendung, mit der sich einfach und übersichtlich Aufgaben verwalten lassen. Mithilfe der App kannst Du Listen erstellen oder mit Tags (Tagwolke inklusive) arbeiten. Tasks können nach Priorität verwaltet und mit einem geschätzten Zeitaufwand versehen werden. Aufgaben kannst Du auch per Mail anlegen.

Logo Remember The Milk
Logo Remember The Milk

RTM ist ein offenes System: Du kannst Dich über viele gängige Dienste an Deine Aufgaben erinnern lassen. Auch zu diversen Google-Diensten (u.a. Google Maps) existieren Schnittstellen. Außerdem kannst Du selbst Verknüpfungen programmieren. Zudem unterstützt die kostenpflichtige Pro-Version von RTM Google Gears, sodass Du Deine Aufgaben auch im Offline-Modus verwalten kannst.

  • Grundlegendes Funktionsprinzip: Remember The Milk speichert Aufgaben in To-Do-Listen online ab. Dadurch stehen Dir Deine Listen überall zur Verfügung. Das Grundprinzip von RTM besteht darin, alle von Dir genutzten Dienste mit der App von Remember The Milk zu verknüpfen, um die Verwaltung Deiner Aufgaben so übersichtlich und einfach wie möglich zu gestalten.  Haupteigenschaften von Remember The Milk sind:
    • 5 bereits eingerichtete Listen, darunter Eingang, Arbeit, Privat, Studium, Gesendet
    • Vordefinierte Kategorien: Heute, Morgen und Überfällig
    • Angaben zu Priorität, Aufwand, Location durch Kategorisierung möglich (Fällig am, Wiederholen, Zeitbedarf, Tags, Ort, URL und Notizen)
    • Erinnerungen an Deadlines 
  • Teamfähigkeit: RTM lässt sich auch in kleineren Teams einsetzen. Du kannst Gruppen aus mehreren Nutzern bilden und Aufgaben festlegen. Die kostenpflichtige Version ermöglicht Unteraufgaben, die größere Projekte in kleinere Abschnitte sortieren können.
  • Möglichkeit Dateien anzuhängen: Die Pro-Version erlaubt Dir, eine Verbindung zu Dropbox oder Google Drive herzustellen.
  • Besondere Funktionen: Wer für Aufgaben ein Fälligkeitsdatum angibt, kann sich die Termine in vielen unterschiedlichen Kalendern anzeigen lassen. Jeder RTM-User erhält seine eigene iCalendar-Adresse. Wenn der gewünschte Kalender das iCalendar-Format unterstützt, werden Termine aus Remember The Milk direkt im Kalender angezeigt. Apple iCal, Google Calendar, Mozilla Sunbird, Windows Kalender lassen sich beispielsweise auf diese Art nutzen.
  • Preismodell: Die Basisversion ist kostenlos. Für die Pro-Version werden 39$ pro Jahr fällig. In der Basisversion enthalten sind die Funktionen To-Do-Listen anlegen und verwalten. Auch die Schnittstellen zu vielen Diensten funktionieren einwandfrei. Eine ständige Synchronisation ist jedoch nur in der Pro-Version möglich. Die Basisversion begrenzt diese auf 1 Mal pro Tag. Die Synchronisation mit Microsoft Outlook ist ebenfalls kostenpflichtig.
Vor- und Nachteile von Kanbanflow
VorteileNachteile
Aufgaben können sehr unkompliziert hinzugefügt werden.Keine "intuitive" Erledigung einer Aufgabe, da zu viele Felder die Übersichtlichkeit stören
RTM gibt es als App für jede Plattform.Scheinbar grundlegende Funktionen wie mobile Synchronisation nur in der kostenpflichtigen Version möglich.
Hohe Anzahl von Organisations-Tools wie Smart Listen, Tags, Kontakte, Standorte.Unübersichtliches Layout.
Möglichkeit wiederkehrende Aufgaben zu generieren.Keine Unteraufgaben möglich in der Web App.
Erinnerungen können über verschiedenste Dienste erfolgen, u.a. via Gmail, Google Calendar, Twitter, Evernote usw. 

Trello / das Kanbanboard mit Power-Up Funktion

Trello ist ein Onlinedienst für Projektmanagement, basiert auf der Kanban-Methode und ist in seinen Basisfunktionen kostenlos nutzbar. Du kannst mithilfe von Trello Boards erstellen und Aufgaben in Listen verwalten. Deine Tasks können mit Checklisten, Uploads, Deadlines und anderen Eigenschaften versehen werden.

Logo Trello
Logo Trello

Eine Besonderheit von Trello sind die sogenannten Power-Ups. Viele dieser Zusatzfeatures sind auch in der kostenlosen Version verfügbar. Dabei dreht sich alles um die Interaktion von Trello mit anderen Diensten wie Google Drive, Google Hangouts, Slack oder Bitbucket, welche die Performance Deiner Trello-Anwendung wesentlich steigern können. Außerdem kannst Du Deine Karten individualisieren. Je Board kannst Du ein kostenloses Power-Up aktivieren. Für Business-Class- oder Enterprise-Teams existieren in Bezug auf Power-Ups keinerlei Beschränkungen. 

  • Grundlegendes Funktionsprinzip: Das Board ist im klassischen Kanban-Stil aufgebaut, bei dem Aufgaben nach Fortschritt sortiert mittels Drag and Drop von der linken Seite nach rechts wandern. Außerdem ist Trello wegen der Labels, Tags und Kategorien ein sehr benutzerfreundliches Tool. Haupteigenschaften von Trello sind:
    • Ein Board stellt ein Projekt dar.
    • Die Listen organisieren Karten so, dass der Fortschritt einer Aufgabe mit einem Blick zu erkennen ist.
    • Der Grundbaustein eines Boards ist die Karte. Diese Karten werden dafür gebraucht, Aufgaben und Ideen graphisch aufzubereiten.
  • Teamfähigkeit: Trello ist für Teamarbeit sehr gut geeignet. Teammitglieder können sich gegenseitig Aufgaben zuweisen und Fragen stellen bzw. Kommentare liefern. Sehr nützlich ist ebenfalls die Auflistung aller bisherigen Aktivitäten, was jedem Teammitglied jederzeit ermöglicht, den Workflow zu erkennen. 
  • Möglichkeit Dateien anzuhängen: Durch das Google Drive Power-Up kannst Du Cloud-Inhalte auf Deine Trello-Karten laden. Dazu kannst Du direkt von Trello aus die gewünschten Daten suchen und per Mausklick anhängen. Eine integrierte Vorschau-Funktion zeigt Dir neben der Vorschau auch Echtzeitinformationen dazu an. 
  • Besondere Funktionen: Als ein besonders praktisches Feature erweist sich die Möglichkeit, mit nur einem Klick das komplette Trello-Board in eine Google-Slides-Präsentation zu verwandeln. Außerdem bietet Trello mithilfe der Power-Ups die Möglichkeit einer geräteübergreifenden Einweg-Synchronisation oder eine Zwei-Wege-Synchronisation.
  • Preismodell: Die kostenlose Basisversion eignet sich bereits ausgezeichnet für den Einstieg ins Projektmanagement. Wer beispielsweise Zugriff auf mehrere Power-Ups benötigt oder die Upload Größe von 10 MB erweitern will, kann auf kostenpflichtige Erweiterungen zurückgreifen.
    • Trello Business richtet sich mit seinen spezifischen Verwaltungs-Tools vor allem an Unternehmen. Es ermöglicht mehr Kontrolle über die Boards und Daten. Die Gebühr wird monatlich pro Team-Mitglied berechnet. Trello Business kostet 9,99$ pro User pro Monat.
    • Trello Enterprise enthält sämtliche Funktionen von Trello Business und wartet mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen auf. Trello Enterprise kostet 20,83$ pro Nutzer pro Monat und lässt sich mit maximal 100 Personen nutzen.
Vor- und Nachteile von Kanbanflow
VorteileNachteile
Je Board kannst Du ein kostenloses Power-Up aktivieren. Komplexe Aufgaben lassen sich nicht abbilden.
Trello ist sehr schnell, daher keine Ladezeiten.Realtime-Kommunikation funktioniert nicht besonders gut.
Boards, Listen und Karten sind übersichtlich und leicht zu verwalten. 

Asana / das Projektmanagement Tool für Teams

Asana ist eine Web - Anwendung, mit der Du Aufgaben planen und verwalten kannst. Ihr Fokus liegt ausdrücklich auf Team basiertem Arbeitsmanagement. Zu diesem Zweck vereint Asana die Funktionen für Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Kommunikation in einem Tool.

Logo Asana
Logo Asana

Asana legt das Augenmerk eher auf das Zeitmanagement von Projekten als auf ganzheitliches Projektmanagement. Daher steht Deine Zeitplanung bei dieser Anwendung im Vorgergrund. Auch wiederkehrende Tasks sind mit Asana machbar. Außerdem greift Asana einige Ideen der GTD-Methode ("Getting Things Done") von David Allen auf, was größere Aufmerksamkeit auf einzelne Themen richtet. Dadurch kannst Du mehr Kontrolle über die zu erledigenden Arbeiten erlangen.

  • Grundlegendes Funktionsprinzip: Im Mittelpunkt von Asana stehen Dashboards und Listen, welche sich nach der Kanban-Methode ausrichten. Auf dem Board kannst Du Deine Arbeit ähnlich wie mit Post-Its organisieren, die Du je nach Fortschritt von links nach rechts verschiebst. Listen kannst Du über drei verschiedene Filter eingegrenzen: 1. Erledigte Aufgaben, 2. Nicht erledigte Aufgaben oder 3. Alle Aufgaben. Haupteigenschaften von Asana sind:
    • Funktionsumfang von Asana gewollt sehr teamorientiert, geschickte Nutzung macht es zu einem hilfreichen Tool beim Zeitmanagement.
    • Kanban-Methode wird unterstützt und entsprechende Boards eingestellt.
    • Asana unfasst die GTD-Methode für produktivere Zeiterfassung.
    • Bietet Projektvorlagen, was erhebliche Zeitersparnis bedeutet.
  • Teamfähigkeit: Da Asana von vornherein mehr auf Zusammenarbeit ausgelegt ist, bevorzugt die App bei Deiner Anmeldung eher geschäftliche Email-Adressen, statt Gmail oder GMX. Lädst Du Teamkollegen ein, ordnet das Tool diese automatisch dem gleichen Unternehmen zu. Zudem verfügt Asana über umfangreiche Kommentar- und Diskussionsfunktionen.
  • Möglichkeit Dateien anzuhängen: Über die Dateiauswahl kannst Du aus Dropbox, Google Drive und Box Dateien hochladen. Mit Asana für Gmail und Asana für Outlook greifst Du auf Asana direkt über Deinen Posteingang zu und wandelst Emails in ausführbare Aufgaben um.
  • Besondere Funktionen: Email-to-Task wandelt Nachrichten in ausführbare Aktionen um, die Du an das Tool schickst. Außerdem kann der sogenannte Formular-Editor in Asana einfache Formulare erstellen, veröffentlichen und via Link versenden. Für komplexere Formulare mit Abhängigkeiten der Felder untereinander ist eine übersichtliche Anleitung vorhanden.
  • Preismodell: Die Basisversion ist kostenlos. In der Premiumversion bezahlst Du 10,99 Euro pro Monat pro Mitglied. Die Business Version richtet sich an Unternehmen und kostet 24, 99 Euro pro Monat pro Mitglied.
Vor- und Nachteile von Asana
VorteileNachteile
Ausgezeichnete, intuitive Usability.Viele Features sind erst in den verschiedenen kostenpflichtigen Versionen verfügbar.
Der Funktionsumfang ist für Teams sehr nützlich.Die Ausrichtung auf Teams erfordert auch deutlich größere Koordination des Projektmanagements.
Kommentar- und Diskussions-Funktionen ermöglichen schnellen Austausch. 
Kalender-Ansicht möglich. 
Ausführliche Beschreibung der Aufgaben möglich. 
Dokumente können als Anhang hinzugefügt werden, welche von Teammitgliedern kommentiert werden können. 

Monday / das personalisierbare Tool

Monday ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, mit dessen Hilfe Du Deinen persönlichen Workflow bei Deinen Projekten verfolgen kannst. Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Anwendungen ist dieses Tool eher einfach gestaltet und hält für den dem User keine komplexeren Funktionen wie beispielsweise Vorgänger/ Nachfolger-Beziehungen bereit. Stattdessen verfügt es jedoch über ein gelungenes Design und eine sehr intuitive Benutzeroberfläche.

Logo Monday
Logo Monday

Mithilfe von Monday.com kannst Du das Dashboard mit Widgets ganz an Deine persönlichen Vorlieben anpassen, wobei Du die Wahl hast zwischen einer Kanban-, Kalender- oder Timeline-Ansicht. Darüber hinaus verfügt die Software über ansprechende Teamarbeitsfunktionen, mit deren Hilfe Du Deine gesamte Kommunikationen zentralisieren kannst. Das erspart Dir langwieriges Durchforsten des Email-Postfachs.

  • Grundlegendes Funktionsprinzip: Mittels der Dashboards kannst Du bei Monday.com alle notwendigen Informationen an einem Ort auflisten lassen. 15 verschiedene Widgets erlauben Dir, Dein Budget zu überprüfen, die Arbeitszeiten über alle Boards hinweg zu verfolgen oder eine To-Do-Liste einzufügen. Integrationen erweitern die Funktionalität von Monday und ermöglichen Dir, Deine bevorzugten Apps direkt über das Tool zu verwenden. Aktuell kannst Du auf verschiedenen Plattformen (wie Google Mail, Dropbox oder Zapier) zugreifen. Außerdem kannst Du Monday auch mit Outlook und iCalendar synchronisieren. Haupteigenschaften von Monday sind:
    • Monday.com arbeitet mit Boards, um das Projektmanagement zu strukturieren.
    • Das Projekt-Board besteht aus Gruppen, welche sich in einem farbig markierten Bereich auf Deinem Board sortieren.
    • Den Gruppen lassen sich Aufgaben (Elemente) zuordnen.
    • Eine Spalte steht für einen Prozessaufbau und dient als Ausgangspunkt für sämtliche Punkte, die zur Erledigung einer Aufgabe nötig sind.
  • Teamfähigkeit: Für Teams sind vor allem die Übersichtlichkeit und farblichen Kennzeichnungsmöglichkeiten auf den Dashboards ein Pluspunkt. Für die Nutzung bei der Organisation von Großprojekten fehlen Monday jedoch einige zentrale Features wie ein Zeittracking oder genaue Aufgabenfilter.
  • Möglichkeit Dateien anzuhängen: Dateien lassen sich von Google Drive, Dropbox, Box.com oder One Drive anhängen.
  • Besondere Funktionen: Monday besteht bei seinem Aufagabenmanagement auf einem Nur-Aufgaben-Ansatz ohne Unteraufgaben oder Abhängigkeiten. Der Hersteller ist davon überzeugt, dass das Fehlen von Unteraufgaben eine wichtige Funktion ist. Denn wenn etwas eine Unteraufgabe ist, könne es genauso gut als Aufgabe bewertet werden. Diese unorthodoxe Philosophie macht Monday.com zu einem fokussierten Tool.
  • Preismodell: Der Basic-Tarif für 39 Euro pro Jahr erlaubt nur grundlegende Funktionen. Desweiteren stehen Dir 5 GB Speicherplatz für Deine Dokumente zur Verfügung. 
    • Im Standard-Tarif für 49 Euro im Jahr kannst Du auf stolze 50 GB Speicherplatz bauen, außerdem hast Du unlimitierten Zugriff auf Protokolle und die API-Schnittstelle. Mit teilbaren Boards in begrenztem Umfang und einer boardübergreifenden Suchfunktion kommt dieses Paket als Kompromiss von Preis und Leistung daher.
    • Die Pro-Version für 59 Euro jährlich ermöglicht den gesamten Funktionsumfang des Standard-Tarifs bei unbegrenztem Speicherplatz, bietet erweiterte Statistiken und Zeiterfassungs-Features.
Vor- und Nachteile des Projektmanagement Tools Monday
VorteileNachteile
Intuitive Nutzeroberfläche.Geringer Funktionsumfang.
Übersichtliche Aufgabenstruktur.Zusatzfeatures kann man nicht hinzubuchen, sondern erfordern den nächst höheren Tarif.
Farblich hervorragend strukturiert.Keine kostenlose Version erhältlich.

 

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